Nocne (i nie tylko) spotkanie autorskie w bibliotece

Jak dobrze zaplanować i ciekawie przeprowadzić spotkanie autorskie? Jak się do niego przygotować? O czym pamiętać? W jaki sposób radzić sobie w trudnych sytuacjach podczas dyskusji? Zachęcamy do zapoznania się z naszymi wskazówkami! Przydadzą się i na Noc Bibliotek, i przez cały rok.

Spotkanie autorskie to jedna z najpopularniejszych aktywności oferowanych przez biblioteki. Rzec by można – obok wypożyczania książek czy dyskusji na ich temat – należy do bibliotecznego kanonu. W naturalny sposób może być więc znakomitym pomysłem na działanie w trakcie Nocy Bibliotek.

Jak jednak takie spotkanie dobrze zaplanować? Jak się do niego przygotować? O czym pamiętać? W jaki sposób radzić sobie w trudnych sytuacjach podczas dyskusji? Zachęcamy do zapoznania się z naszymi wskazówkami! Przydadzą się i na Noc Bibliotek, i przez cały rok.

ETAP PLANOWANIA

KROK 1: USTALAMY CEL, PRZYGLĄDAMY SIĘ UCZESTNIKOM

Gdy planujemy takie spotkanie, może się zdarzyć, że nasze myśli krążą przede wszystkim wokół… samego autora. I nic w tym dziwnego, w końcu to nasz gość specjalny, z nim mamy przeprowadzić dyskusję, jemu będą zadawane pytania… Spróbujmy jednak na chwilę odwrócić tę perspektywę i odpowiedzieć na dwa pytania:

• Po co organizujemy spotkanie autorskie?
• Dla kogo to robimy? Kto w tym spotkaniu miałby uczestniczyć?

Wyobraźmy sobie potencjalne odpowiedzi na pytanie numer jeden:

„Bo chcemy przybliżyć użytkownikom biblioteki twórczość określonego autora”.

„Bo chcemy, by ludzie sięgnęli po jego książki”.

„Bo chcemy, by spędzili w bibliotece miło i ciekawie czas”.

Teraz z kolei wyobraźmy sobie, że właśnie ten autor, którego twórczość chcemy ludziom  przybliżyć, to Jacek Dehnel. Dla kogo spotkanie z nim mogłoby być atrakcyjne? Raczej wskazalibyśmy osoby dorosłe oraz młodzież – nie dzieci. Oczywiście sytuacja przedstawiałaby się zupełnie inaczej, gdybyśmy – zamiast o Jacku Dehnelu – pomyśleli np. o Grzegorzu Kasdepke. Wówczas grupą docelową byliby nasi najmłodsi użytkownicy, a także ich rodzice.

Po co więc takie ćwiczenie, skoro na pierwszy rzut oka rozwiązanie wydaje się oczywiste?

Ustalenie celu spotkania, a także określenie grupy ludzi, do których będzie ono skierowane, to najważniejszy, a często także najtrudniejszy element w planowaniu spotkania autorskiego (jak również jakiegokolwiek innego spotkania).

Właśnie od niego będzie zależało, czy dobrze ustalimy również pozostałe elementy, takie jak termin czy przebieg naszego wydarzenia.

Co ważne, cel i grupę docelową warto ustalać równolegle (może się bowiem zdarzyć, że to cel zdeterminuje nam grupę, i na odwrót – kiedy to rodzaj osób, które zaprosimy na spotkanie, wpłynie na to, jak sformułujemy jego cel). Na przykład, gdy chcemy koniecznie zaoferować coś najstarszym mieszkańcom – i myślimy właśnie o spotkaniu autorskim – wówczas  najlepszym wyborem może okazać się zaznajomienie ich z historią miejscowości poprzez spotkanie z regionalistą, który właśnie wydał książkę i prowadzi dodatkowo interesującego bloga.

KROK 2: WYBIERAMY AUTORA, USTALAMY TEMAT

Gdy już wiemy, jaki ma być cel spotkania autorskiego i do jakiego rodzaju użytkowników miałoby być skierowane – pora wrócić do punktu wyjścia. Czyli przyjrzeć się naszemu autorowi.

Jak już wspomnieliśmy, może być i tak, że od samego początku wiemy, kogo chcielibyśmy zaprosić. Albo przynajmniej kilka nazwisk chodzi nam po głowie. Jest to więc dobry moment na podjęcie decyzji, kto finalnie będzie naszym gościem, i jaki będzie temat czy motyw przewodni spotkania z taką osobą.

KROK 3: USTALAMY TERMIN SPOTKANIA

UWAGA: w tym miejscu nie zajmujemy się sytuacją, gdy do biblioteki zapraszamy prawdziwą „gwiazdę” – osobę znaną, a więc także ogromnie zajętą. Czyli taką, do której musimy dostosować przebieg spotkania, jego termin, długość etc.

Gdy mamy do czynienia z autorem względnie dyspozycyjnym, który może zaproponować kilka terminów, przystępujemy do wyznaczenia daty. W przypadku Nocy Bibliotek 2017  jest ona znana – to 3 czerwca. Nieznana i wymagająca ustalenia pozostaje natomiast godzina. I znów – musi zgrabnie wpisywać się nam w cały program, ale też (przede wszystkim!) musi być dostosowana do potrzeb i możliwości uczestników spotkania.

A jak wyznaczyć datę w terminie innym niż Noc Bibliotek? Po pierwsze, lepiej unikać organizacji spotkania w poniedziałki, piątki, w okolicy świąt czy długich weekendów. Dobrym pomysłem, szczególnie jeśli naszą grupą docelową są osoby dorosłe czy starsze, będzie przeprowadzenie spotkania w sobotę.

KROK 4: USTALAMY MIEJSCE SPOTKANIA

Gdy już wiemy, kiedy spotkanie się odbędzie, pora ustalić, gdzie zostanie zorganizowane. Jeśli w bibliotece – to w którym dokładnie miejscu? Czy w bibliotece znajduje się sala, która jest przystosowana (lub którą łatwo przystosować) na tego rodzaju spotkania? Czy jest w niej niezbędne wyposażenie, czyli:

• odpowiednia liczba krzeseł (a także innych siedzisk, takich jak pufy, niewielkie sofy) dla uczestników spotkania;
• krzesła lub fotele dla autora i osoby prowadzącej spotkanie;
• niski stolik, na którym można postawić wodę;
• nagłośnienie, w tym choć jeden mikrofon bezprzewodowy;
• rzutnik, ekran, laptop;
• stół, na którym można wyłożyć książki lub inne materiały autora (może to być również miejsce, gdzie po zakończeniu spotkania autor będzie podpisywał swoje publikacje);
• odpowiednie oświetlenie (o ile to możliwe, warto zadbać, by miejsce, w którym znajduje się autor, było lepiej oświetlone niż reszta sali).

KROK 5: USTALAMY PRZEBIEG SPOTKANIA

Gdy już mamy ustalone wszystkie powyższe elementy – możemy zaplanować przebieg naszego spotkania. W tym wypadku również warto wziąć pod uwagę szereg czynników.

• Kim będą uczestnicy spotkania? Np. jeśli będą to dzieci lub młodzież, spotkanie musi być bardziej dynamiczne.
• Co uczestnicy spotkania wiedzą o autorze? Jeśli mamy pewność, że znają jego twórczość, warto pozostawić więcej czasu na pytania z sali.
• Jakie są nasze wcześniejsze doświadczenia związane z realizacją spotkań autorskich? Co do tej pory sprawdzało się najlepiej? Do czego przyzwyczajeni są nasi użytkownicy?
• Jakie są preferencje autora? Czy woli, by zacząć od zadania mu przez osobę prowadzącą serii pytań, by w dalszej kolejności przejść do dyskusji z publicznością? Czy może chciałby zacząć od swojego wystąpienia lub prezentacji na dany temat? Jednocześnie – respektując sugestie autora – trzeba jednak kierować się przede wszystkim potrzebami uczestników (nie zapominajmy, że to właśnie dla nich organizujemy spotkanie).  
• Kto będzie osobą prowadzącą?

Teraz już możemy przystąpić do przygotowanie szczegółowego planu. Powinien on składać się z następujących elementów:

Powitanie | 15 minut

• Osoba prowadząca: wita uczestników spotkania, a także ewentualnych zaproszonych gości (np. przedstawicieli władz lokalnych); wita i w kilku zdaniach przedstawia autora, a następnie siebie; wyjaśnia kontekst czy okoliczności spotkania.
• Autor ma okazję przywitać się samodzielnie z uczestnikami i powiedzieć kilka słów.
• Osoba prowadząca przedstawia krótko plan spotkania i podstawowe zasady dyskusji (np. „Nie wiemy, ile będą mieli Państwo pytań. W związku z tym, przynajmniej na początku chcielibyśmy zaproponować, aby jedna osoba mogła zadać tylko jedno pytanie. Zachęcamy też do zadawania zwięzłych, konkretnych pytań”). Warto też powiedzieć, czy na spotkaniu będą robione zdjęcia i/lub jakiś jego fragment zostanie nagrany.

Rozmowa osoby prowadzącej z autorem | 20 – 30 minut

• Czas tej rozmowy może być bardzo różny i będzie zależał od specyfiki naszego spotkania. Niemniej jednak na dłuższą rozmowę warto zdecydować się tylko wówczas, gdy jesteśmy do niej naprawdę dobrze przygotowani i mamy pewność, że przysłuchiwanie się takiej konwersacji będzie interesujące i naprowadzi publiczność na szereg pytań.

Czas na pytania uczestników spotkania | 30 – 40 minut

• Jeśli to tylko możliwe i nie widzimy przeciwwskazań (np. takich, że pytań z sali może być niewiele), na dyskusję z udziałem uczestników warto pozostawić jak najwięcej czasu.
• Otwierając ją, należy jeszcze raz powtórzyć, w jaki sposób będzie ona prowadzona (np. wspomniana już zasada jednego pytania, zadawanie pytania poprzez podniesienie ręki etc.).
• Jeśli dysponujemy mikrofonem bezprzewodowym, warto poprosić uczestników, by poczekali, aż ktoś im go poda – i wtedy zadali pytanie do mikrofonu, by wszystko było dobrze słyszalne.

Zamknięcie spotkania | 5 minut

• Spotkanie należy zakończyć zgodnie z planem. Chyba, że rzeczywiście mamy do czynienia z wyjątkowo ożywioną dyskusją, i ani autor, ani uczestnicy nie mają ochoty na jej zakończenie. Wtedy można pokusić się o maksymalnie 10-minutowe przedłużenie, przy czym warto robić to w naprawdę wyjątkowych przypadkach.
• Na zakończenie należy podziękować uczestnikom za udział. Jeśli nie udało się odpowiedzieć na wszystkie pytania – wyjaśnić, że cieszy tak duża ich liczba, ale niestety nasz czas jest ograniczony.
• Jeśli przewidujemy dodatkową chwilę na podpisywanie przez autora jego książki – należy poinformować, gdzie i w jaki sposób się to odbędzie.
• Ostatnim akordem będzie oczywiście podziękowanie samemu autorowi. Można też zapowiedzieć, że relacja, wraz ze zdjęciami ze spotkania, już za moment znajdzie się na stronie internetowej biblioteki i w mediach społecznościowych. Ewentualnie można również poinformować, w jakim terminie planujemy kolejne tego typu spotkanie.

ETAP „OPERACYJNY”

Tym samym spotkanie mamy przemyślane i zaplanowane od A do Z. Możemy więc przystąpić do etapu „operacyjnego”, czyli konkretnych przygotowań. Aby o niczym nie zapomnieć, warto przygotować sobie listę zadań – wydrukować ją i systematycznie odhaczać to, co już zostało zrobione.

Jak może wyglądać taka lista?

WISIENKA NA TORCIE – CZYLI DODATKOWE WSKAZÓWKI

Ostatnią część niniejszego materiału zdecydowaliśmy się poświęcić przygotowaniu osoby prowadzącej i radzeniu sobie w trudnych sytuacjach. Tym samym chcemy podkreślić, jak ważne są to zadania, nierzadko mające niezwykle silny wpływ na powodzenie i sukces całego wydarzenia.

Przygotowanie się osoby prowadzącej

Przygotowanie spotkania, opracowanie scenariusza, zadbanie o dopilnowanie kwestii organizacyjnych i technicznych – to jedno. Osobną i niezwykle ważną kwestią pozostaje przygotowanie SIEBIE. Jak to zrobić?

Przede wszystkim należy zadbać o przygotowanie merytoryczne. Prowadząc rozmowę z autorem, trzeba oczywiście znać jego twórczość. Rzecz jasna nie chodzi tu o sytuację, w której zapraszając np. znanego pisarza, mamy znać od A do Z wszystkie jego książki czy publikacje! Należy jednak pytać go o to, co nam znane, do czego możemy się odnieść czy w ciekawy sposób nawiązać. Lepiej więc unikać sytuacji, w których np. to inna osoba przygotowuje dla nas zestaw pytań, bo wówczas możemy wypaść nieautentycznie, jeśli konwersacja zejdzie na nieznane nam tory. 

Z drugiej strony, nie warto też przesadzać ze zbyt skrupulatnym przygotowaniem i trzymaniem się ze wszelką cenę scenariusza. Rozmowa z autorem powinna być jak dobry wywiad w radiu czy telewizji – gdzie dziennikarz ma przygotowany zestaw pytań, ale dyskusja rządzi się także własnymi prawami: jeśli w rozmowie pojawi się ciekawy, nawet poboczny wątek, warto go podchwycić i drążyć dany temat. Nierzadko właśnie takie sytuacje są najbardziej wartościowe i ciekawe!

Dobre przygotowanie merytoryczne ma jeszcze jeden plus – dzięki niemu poczujemy się pewnie w roli osoby prowadzącej spotkanie. Większość ludzi, nawet osoby nawykłe do wystąpień publicznych, w mniejszym lub większym stopniu się nimi stresuje. To reakcja związana z tzw. ekspozycją społeczną – a więc sytuacją, kiedy zabieramy głos, inni nas słuchają, patrzą na nas, a także (świadomie lub nieświadomie) nas oceniają.

Jak zwykle czujemy się, gdy występujemy publicznie? Często bije nam mocniej serce, mamy lekko przyspieszony oddech, jesteśmy spięci, mogą nam też drżeć lub pocić się ręce. Rodzaj i intensywność tych reakcji bywają oczywiście różne – wszystkie są jednak zupełnie naturalne i generowane przez nasz mózg. A konkretnie, przez układ sympatyczny (będący elementem autonomicznego układu nerwowego), który reguluje wewnętrzne procesy i zachowania w sytuacjach stresowych. To właśnie on odpowiada za wydzielanie adrenaliny, potu czy rozszerzanie się źrenic. Działanie układu sympatycznego można podsumować jednym słowem – to pełna mobilizacja organizmu. Jak można się domyślić, w sytuacji naszego wystąpienia publicznego, mobilizacja w pewnym zakresie niezwykle pożądana, jednak w nadmiarze – utrudniająca nam funkcjonowanie. Co możemy więc zrobić, by układ sympatyczny nieco „ostudzić”, a mówiąc potocznie – by ograniczyć naszą tremę? Oto kilka bardzo prostych sposobów.

• Przed samym rozpoczęciem spotkania weźmy trzy głębokie oddechy – to powinno nieco uspokoić nasz organizm.
• Pomyślmy o naszych stopach i nogach. Postarajmy się je „poczuć”. Jeśli trzeba napnijmy mięśnie ud – dzięki tym prostym zabiegom uzmysłowimy sobie, że twardo stąpamy po ziemi i poczujemy się pewniej.
• Jeśli podczas wystąpień publicznych nie do końca wiemy, co zrobić z naszymi dłońmi albo zdarza się, że wykonujemy jakieś nerwowe ruchy – poćwiczmy przed spotkaniem (najlepiej stojąc przed lustrem) naszą gestykulację. W żadnym razie nie zaplatajmy rąk na piersiach albo nie starajmy się ich ukryć za plecami.  
• Trzymajmy się prosto. Nie chowajmy głowy w ramionach, ściągnijmy lekko łopatki, nieco napnijmy mięśnie brzucha. Przyjęcie takiej postawy sprawi, że poczujemy się bardziej pewni siebie.
• Jeśli wyzwaniem jest dla nas kontakt wzrokowy z publicznością (a spodziewamy się kilkudziesięciu uczestników – nawiązanie kontaktu wzrokowego z każdym będzie po prostu niemożliwe), wówczas wybierzmy kilka osób w różnych punktach sali i starajmy się mówić właśnie do nich. Ewentualnie „zawieśmy” nasz wzrok zaraz nad głowami uczestników. W oby wypadkach pozostanie wrażenie, że zwracamy się bezpośrednio do ludzi (uwaga, raz jeszcze podkreślamy, że takie rozwiązania sprawdzą się wyłącznie w dużych grupach, liczących co najmniej kilkadziesiąt osób).
• Zadbajmy o nasz wygląd. Ubierzmy się w to, w czym czujemy się dobrze i jednocześnie swobodnie. Warto na przykład zrezygnować ze zbyt wysokich obcasów czy dopasowanych marynarek, które mogłyby krępować nasze ruchy.
• Jeśli jesteśmy pewni, że inni ludzie dostrzegą naszą tremę (i rzecz jasna, w rezultacie jesteśmy stremowani jeszcze bardziejJ) – przypomnijmy sobie sytuację odwrotną, gdy to my byliśmy świadkami czyjegoś wystąpienia publicznego. Czy rzeczywiście widać było zdenerwowanie takiej osoby? Tak sobie? Wcale? No właśnie – o ile nie mieliśmy do czynienia z zawodowym konferansjerem, aktorem czy prezenterem telewizyjnym, możemy z bardzo dużym prawdopodobieństwem zakładać, że osoba ta stresowała się w stopniu bardzo zbliżonym do naszego. Nawet jeśli było to dla nas niemal niewidoczne. Zwykle bowiem trema związana z wystąpieniem publicznym pozostaje odczuwalna i dostrzegalna… głównie dla nas samych. A jeśli już inni ludzie zauważają objawy naszej niepewności, nie mają nam tego za złe, a wręcz odwrotnie – są do nas bardziej życzliwie nastawieni!

TRUDNE SYTUACJE – JAK SOBIE Z NIMI RADZIĆ

Szykując spotkanie autorskie musimy być przygotowani na dwa rodzaje trudnych sytuacji:

• związane z kwestiami organizacyjnymi, logistycznymi etc.,
• związane z działaniami, reakcjami czy emocjami uczestników naszego spotkania.

Pierwszy przypadek jest o wiele prostszy. Obowiązuje tu reguła – im lepsze przygotowanie (mamy szczegółowy scenariusz, sprawdziliśmy sprzęt, podzieliliśmy się zadaniami z naszymi współpracownikami etc.), tym mniejsze prawdopodobieństwo jakichś przykrych niespodzianek czy kłopotów. Na wszelki wypadek przyjrzyjmy się jednak kilku przykładom – takim, które w nieco mniejszym stopniu zależą od nas (choć nadal mamy na nie wpływ!).

Sytuacja nr 1

Autor spóźnia się.

Co zrobić, by temu zapobiec?

• Warto omówić z autorem szczegółowy program spotkania i upewnić się, czy pamięta godzinę jego rozpoczęcia.
• Należy zapytać go o sposób dojazdu – by mieć pewność, że nie zamierza np. jechać pociągiem, który zgodnie z rozkładem pojawia się na stacji 15 minut przed planowaną godziną rozpoczęcia spotkania. Jeśli tak miałoby być – warto przedyskutować alternatywny dojazd, a może nawet przesunąć spotkanie na nieco późniejszą porę.
• Warto być z autorem w bieżącym kontakcie, np. telefonicznym. Upewnić się, czy już do nas jedzie i będzie na czas.

Co zrobić, jeśli taka sytuacja jednak się zdarzy?

• Warto wcielić w życie (przygotowany zawczasu!) plan B. Np. przeprowadzić dodatkową dyskusję z uczestnikami, pokazać im slajdy, zdjęcia etc.
• W sposób jasny i uczciwy poinformować uczestników o zaistniałej sytuacji – przeprosić za spóźnienie autora i powiedzieć, o której spotkanie się rozpocznie (nie ma nic gorszego, niż utrzymywanie ludzi w niepewności czy udawanie, że nic się nie wydarzyło).

Sytuacja nr 2:

Klęska urodzaju – na spotkanie przychodzi mnóstwo ludzi, którzy tłoczą się i nie mają gdzie usiąść.

Mimo, że tak wysoka frekwencja powinna cieszyć, to jednak brak miejsc może oznaczać frustrację uczestników (jest zbyt ciasno, duszno, trzeba zrezygnować z udziału w spotkaniu).

Co zrobić, by temu zapobiec?

• Zwykle bardzo duże zainteresowanie da się przewidzieć. Jeśli zapraszamy do naszej biblioteki prawdziwą „gwiazdę”, która przyciągnie tłumy, warto rozważyć wprowadzenie limitu miejsc i zapisów na spotkanie.

Co zrobić, jeśli taka sytuacja jednak się zdarzy?

• Warto przygotować zapas składanych krzeseł czy dodatkowe pufy.
• Dobrze poprosić wolontariuszy lub naszych współpracowników o kierowanie ruchem.
• Gdy widzimy, że żadną miarą wszyscy się nie pomieszczą – należy powiedzieć, że jesteśmy ogromnie i pozytywnie zaskoczeni tak wysoką frekwencją, że to jedno z pierwszych spotkań, które przyciągnęło tak liczne grono uczestników, że jednak sala ma ograniczą pojemność, więc w spotkaniu będą mogły wziąć udział te osoby, które przyszły jako pierwsze i siedzą już na miejscach. Ludzi, którzy tym samym nie będą mogli w nim uczestniczyć, należy przeprosić, ewentualnie zaproponować przysłuchiwanie się z sali obok.

Sytuacja nr 3:

Zbyt niska frekwencja. Sala świeci pustkami.

Tu mamy do czynienia z odwrotnością opisanej wyżej sytuacji.

Co zrobić, by temu zapobiec?

• Można postawić na intensywną promocję, by mieć pewność, że informacja o spotkaniu dotrze do jak największej liczby ludzi.
• Warto zachęcić do udziału grupy osób, które stale współpracują z biblioteką – np. członków Uniwersytetu Trzeciego Wieku lub DKK. Przy czym koniecznie trzeba zwrócić uwagę, czy dane osoby to rzeczywiście nasza grupa docelowa, a więc ludzie dla których przygotowujemy spotkanie, i dla których tym samym może być ono interesujące.

Co zrobić, jeśli taka sytuacja jednak się zdarzy?

• Przede wszystkim – nie lamentować! Nawet jeśli przyszło mniej osób, niż się spodziewaliśmy, warto podziękować przybyłym na spotkanie, pokazać, że cieszymy się z ich obecności i w żaden sposób nie okazywać rozczarowania.
• Można też uwypuklić plusy takiej sytuacji – w końcu dzięki temu więcej osób będzie miało okazję zadać pytania autorowi, a może nawet bezpośrednio z nim porozmawiać w trakcie podpisywania książki.

Przyjrzyjmy się teraz drugiemu przypadkowi, a wiec trudnym sytuacjom związanym z zachowaniem, reakcjami i emocjami ludzi uczestniczących w spotkaniu autorskim. Jak już pisaliśmy, na to mamy o wiele mniejszy, wręcz znikomy wpływ. Co nie znaczy, że nie dysponujemy całym szeregiem sposobów czy technik, za pomocą których łatwiej sobie w tego typu trudnych sytuacjach poradzić. Weźmy więc ponownie na warsztat kilka przykładów.

Sytuacja nr 1:

Po naszej wstępnej dyskusji z autorem i zachęcie do zadawania pytań, na sali zapada głucha cisza…

Co zrobić, by temu zapobiec?

• Możliwości działania nie ma dużo – ale jednak są! Jeśli nie spodziewamy się gradu pytań, warto poprosić kilka zaprzyjaźnionych osób, które zamierzają wziąć udział w spotkaniu, o ich zadanie. Dzięki takiemu zabiegowi inni ludzie mogą poczuć się ośmieleni i po chwili zadać także swoje, kolejne pytania.
• Ewentualnie o zadanie takich kilku „rozgrzewkowych” pytań warto poprosić naszych współpracowników lub po prostu przygotować je oraz zadać samodzielnie.

Co zrobić, jeśli taka sytuacja jednak się zdarzy?

• Kluczowa kwestia – nie panikować i przeczekać początkowy moment ciszy. Oczywiście nie chodzi o to, by przedłużać go w nieskończoność – wystarczy, jeśli zrobimy dłuższą pauzę, rozejrzymy się spokojnie po sali, uśmiechniemy. Ludzie zwykle potrzebują chwili, by ułożyć swoje pytanie, i by zebrać się w sobie i je wypowiedzieć. Właśnie w tym momencie do akcji mogą wkroczyć nasi zaprzyjaźnieni użytkownicy czy współpracownicy i wolontariusze ze swoimi pytaniami. Potem powinno już pójść gładko!

Sytuacja nr 2:

Pytań jest mnóstwo – wszyscy chcą mówić jednocześnie.

Co zrobić, by temu zapobiec?

• Fakt, że wiele osób chce zadawać pytania, może tylko cieszyć, trudno więc mówić tu o zapobieganiu. Raczej warto zastanowić się, jak  zareagować. I mieć świadomość, że jako osoba prowadząca dyskusję, powinniśmy w  takim momencie zastosować technikę facylitacyjną polegającą na udzielaniu głosu.

Co zrobić, jeśli taka sytuacja jednak się zdarzy?

• Jeśli więc mamy do czynienia z ożywioną dyskusją, postarajmy się ją uporządkować. Poprośmy wszystkie osoby, które chcą zadać pytania, o podniesienie ręki i wyznaczmy kolejność wypowiadania się. Taki ruch z naszej strony sprawi, że uczestnicy nie będą obawiać się, że ich pytanie nie zostanie zadane.
• Jeśli w toku dyskusji będą pojawiały się kolejne pytania i stanie się jasne, że na wszystkie nie uda się odpowiedzieć, wówczas uczciwie trzeba zakomunikować, ile pozostało nam czasu do końca i ile jeszcze możemy ich zadać.

Sytuacja nr 3:

Jedna osoba dominuje – zadaje wiele pytań lub dzieli się swoimi przemyśleniami, kilkakrotnie zabiera głos.

Taki nadaktywny uczestnik szybko może stać się frustrujący – nie tylko dla nas, ale dla całej publiczności. Nic dziwnego – uniemożliwia innym zadania pytania, swoimi wypowiedziami zabiera czas, który mógłby zostać przeznaczony na odpowiedzi autora, często jego komentarze niewiele wnoszą do samej dyskusji lub – co gorsza – są nie na temat.

Co zrobić, by temu zapobiec?

• Jeżeli wiemy, że na spotkaniu zjawi się ktoś taki, warto zaproponować uczestnikom zasadę, że – przynajmniej na początku dyskusji – jedna osoba może zadać tylko jedno pytanie.
• Można również poprosić, by z uwagi na ograniczony czas, zadawać pytania możliwie zwięźle.

Co zrobić, jeśli taka sytuacja jednak się zdarzy?

• Zaproponowanie uczestnikom określonych zasad prowadzenia dyskusji sprawia, że w każdej chwili możemy się do nich odwołać. A w praktyce – możemy poprosić daną osobę o skrócenie swojej wypowiedzi, albo z czystym sumieniem (i ze zrozumieniem ze strony publiczności) – wręcz uniemożliwić zadanie kolejnego pytania. 

I ostatnia wskazówka. Niezależnie od tego, ile trudnych sytuacji nam się zdarzy, i jak sobie z nimi poradzimy – istnieje jeszcze jeden uniwersalny sposób na to, by uczestnicy spotkania, jak i sam autor, wyszli z niego naprawdę zadowoleni. To nasz entuzjazm i przekonanie, że robimy coś naprawdę ciekawego i wyjątkowego. Coś, czym z całego serca lubimy się zajmować! Wówczas  możemy mieć pewność, że taka pozytywna energia udzieli się również innym ludziom.

Powodzenia!

Małgorzata Dąbrowska